Kể từ đại dịch COVID-19, nhiều công ty đã chọn tạo hội thảo trực tuyến như một phần của chiến lược truyền thông và thực hiện chuyển đổi từ các sự kiện offline, xóa bỏ ranh giới địa lý và cho phép mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng. Vậy hội thảo trực tuyến là gì? Chúng có ưu điểm và nhược điểm gì hiện tại? Hãy đi sâu vào phần nội dung dưới đây cùng chúng tôi.
Hội thảo trực tuyến (teleconference) là gì?
Câu trả lời dễ hiểu nhất cho câu hỏi hội thảo trực tuyến là gì chính là cuộc gặp gỡ, đối thoại của những người không ở cùng một nơi. Những người tham gia cuộc hội thảo có thể ở trong cùng một thành phố hoặc thậm chí là các quốc gia khác nhau. Hoạt động diễn ra dưới sự hỗ trợ của các phần mềm hội thảo trên web. Các sự kiện trực tuyến này thường mang tính tương tác, cho phép bạn chia sẻ thông tin, kiến thức của mình với hầu hết mọi người có mặt trong cuộc họp, ít nhất là 2 người, và con số có thể lên đến hàng nghìn người cùng lúc.
Ngày nay, nhiều doanh nghiệp thường sử dụng hội thảo trực tuyến thay thế cho hình thức họp trực tiếp truyền thống vốn hạn chế về mặt địa lý. Giải pháp hội thảo trực tuyến được ứng dụng hầu như mọi lĩnh vực trong đời sống như học tập, tổ chức sự kiện cho các các công ty B2B, người viết blog, chủ doanh nghiệp nhỏ muốn chia sẻ kiến thức chuyên môn của họ, …
Ưu nhược điểm của hội nghị trực tuyến
Ưu điểm:
Bây giờ bạn biết hội thảo trực tuyến là gì. Nhưng tại sao bạn cần hội thảo trên web? Dưới đây là những lý do chính:
- Phạm vi tiếp cận khán giả rộng hơn. Với hơn 4 tỷ người trên internet, hãy tận dụng tối đa lợi ích của mạng lưới này. Đồng thời, bạn sẽ không còn lo lắng về sức chứa của địa điểm, vì hầu hết các nền tảng hội thảo trên web ngày nay đều cho phép hàng nghìn người tham dự với chi phí chỉ bằng một phần nhỏ so với tổ chức trực tiếp.
- Tiết kiệm chi phí cực kỳ hiệu quả. Tổ chức hội thảo trực tuyến thực sự rất rẻ. Máy tính, webcam, micrô và nền tảng hội thảo trên web đáng tin cậy sẽ là tất cả công cụ mà bạn cần. Và ngay cả khi hội thảo trên web của bạn thất bại, chẳng hạn như không có người tham dự hoặc không bán được hàng, bạn sẽ không mất quá nhiều chi phí. Vì vậy, nếu khán giả của bạn không đủ lớn để lấp đầy sự kiện trực tiếp, tốt nhất bạn nên chọn phương án an toàn là một hội nghị trực tuyến.
- Nội dung toàn buổi họp được lưu lại dễ dàng. Hội thảo trên web có thể được ghi lại bằng các định dạng HD và full HD tự động bởi nền tảng. Bạn cũng có thể chia sẻ màn hình để hiển thị bản trình bày của mình. Vì vậy, những người tham dự của bạn khi xem đoạn ghi âm sẽ nghe và nhìn thấy mọi thứ rõ ràng.
Nhược điểm:
Như bạn có thể thấy, hội nghị trực tuyến mang lại nhiều lợi thế cho những người đang cố gắng tiếp cận lượng khán giả lớn nhất với chi phí tối thiểu. Tuy nhiên, giống như bất kỳ phương tiện giao tiếp nào, chúng không phải là không có khuyết điểm. Dưới đây là một số điều cần xem xét:
- Các vấn đề kỹ thuật là yếu tố quyết định. Dễ hiểu rằng nếu bạn bị ngắt kết nối khi đang tổ chức hội thảo trực tuyến, nội dung truyền tải sẽ bị gián đoạn, nghiêm trọng hơn là buổi hội thảo có nguy cơ phải kết thúc. Và ngay cả khi mọi thứ hoạt động hoàn hảo về phía bạn, bạn cũng không thể nắm được hoàn toàn vấn đề từ khách truy cập của mình. Một vài sự cố ngắt đoạn đường truyền có thể khiến khán giả chán nản và dễ dàng từ bỏ cuộc họp.
- Khán giả dễ bị phân tâm. Nếu trong một cuộc hội thảo trực tiếp, mọi người có thể nhìn thấy nhau, do đó, mọi người ít bị cám dỗ nhìn vào điện thoại của họ. Ngoài ra, những người tham gia có thể thấy một số quảng cáo cho các đề xuất tương tự khi tra cứu hội thảo trực tuyến của bạn. Điều này có thể khiến bạn mất người tham gia và kết quả là mất khách hàng tiềm năng và doanh số bán hàng.
Nhìn chung, yếu tố quan trọng nhất để cuộc họp của bạn có thể diễn ra trơn tru chính là các thiết bị công nghệ. Do đó cần phải trang bị các thiết bị thật tốt để có được một hội thảo trực tuyến hiệu quả.
>>> Xem ngay: Tư vấn, cung cấp giải pháp họp trực tuyến cho doanh nghiệp
Các thiết bị mang lại hiệu quả tốt nhất cho hội thảo trực tuyến
Nếu bạn dự định tổ chức hội thảo trực tuyến có được âm thanh và hình ảnh sống động, các thiết bị quan trọng bạn cần chuẩn bị là:
- Một webcam hội nghị nhỏ gọn có thể di chuyển dễ dàng từ phòng họp này sang phòng họp khác.
- Loa hội nghị chất lượng cao có phạm vi thu âm rộng và loại bỏ được các tiếng vang để tập trung vào các bài thuyết trình khi nói.
- Phần mềm hội thảo trên web đáng tin cậy như Zoom Meeting Business
- Kết nối Internet ổn định.
Với những giải đáp trên, hy vọng chúng tôi đã giúp bạn hiểu được hội thảo trực tuyến là gì. Với các ưu điểm như không có ràng buộc về múi giờ, ít công việc thủ công hơn, tiềm năng tương tác cao hơn, … thì hội nghị trực tuyến chắc chắn là hoạt động không nên bỏ qua của mỗi doanh nghiệp.
