Những diễn biến gần đây trên toàn thế giới đã thay đổi cách chúng ta làm việc một cách ngoạn mục. Nhờ vào những tiến bộ trong công nghệ truyền thông, các giải pháp họp trực tuyến đã giúp doanh nghiệp chuyển dịch thành công sang phương thức làm việc online. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ lợi ích cũng như tư vấn các giải pháp phòng họp trực tuyến phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp.
1. Giải pháp họp trực tuyến là gì?
Giải pháp họp trực tuyến là một định dạng cuộc họp từ xa theo hướng công nghệ. Thường được thực hiện qua điện thoại hoặc qua video để liên kết hai người hoặc hai hay nhiều nhóm với nhau để có thể trao đổi công việc. Định dạng cuộc họp đặc biệt này yêu cầu tất cả những người tham gia phải có thiết bị hội nghị để tối đa hóa tác dụng của cuộc họp trực tuyến.
Sự phát triển của hệ thống họp trực tuyến và phần mềm hội nghị truyền hình đã giúp cho việc giao tiếp và cộng tác xuyên biên giới trở nên dễ dàng hơn. Họp trực tuyến cũng có thể được sử dụng để tổ chức các sự kiện kinh doanh. Chuyển sang trực tuyến cho các sự kiện của doanh nghiệp sẽ giảm chi phí, giúp mọi người tham gia dễ dàng hơn và mang lại nhiều lợi ích khác.
2. Lợi ích của giải pháp họp trực tuyến
Trong những năm gần đây, toàn cầu đã nhận được sự thúc đẩy mạnh mẽ văn hoá làm việc trực tuyến do ảnh hưởng của đại dịch COVID-19. Nhưng về lâu dài thì sao? Giờ đây, mọi thứ đang bắt đầu quay trở bình thường, liệu các cuộc họp online có giảm số lượng theo thời gian không? Hãy cùng làm rõ các lợi ích mà giải pháp họp trực tuyến đem lại để xét xem các doanh nghiệp có nên tiếp tục sử dụng chúng hay không.
2.1. Tiết kiệm thời gian, chi phí
Khi quyết định tiến hành một hội nghị trực tiếp, rõ ràng bạn cần phải dành thời gian để đặt phòng họp, lập kế hoạch, và sau đó chờ đợi những người tham gia đến đúng giờ là những điều không thể tránh khỏi. Những giải pháp họp trực tuyến sẽ loại bỏ những khoảnh khắc lãng phí thời gian này, cũng như chi phí lớn thuê địa điểm bằng cách cung cấp cho cuộc họp một nền tảng web và các thiết bị hội nghị dễ sử dụng mà người tham gia có thể truy cập thoải mái ngay tại căn nhà của họ, không cần mất thời gian đi lại.
2.2. Các cuộc họp được ghi lại
Có một vài vấn đề luôn luôn hiện hữu đối với cách họp trực tiếp, đại loại như “Không phải chúng ta vừa thảo luận về điều đó vào tuần trước sao? Tại sao chúng ta lại nói đến vấn đề này nhỉ? “. May mắn thay, các cuộc họp trực tuyến đã giải quyết được vấn đề này bằng cách cung cấp tùy chọn ghi lại từng cuộc họp, do đó đảm bảo rằng mọi sự chồng chéo tiềm ẩn từ tuần này sang tuần khác có thể được giảm thiểu thông qua việc xem lại cuộc họp được ghi lại gần đây nhất.
2.3. Tăng năng suất tổng thể
Đối với các doanh nghiệp có chính sách làm việc tại nhà, tính khả dụng của các giải pháp họp trực tuyến hứa hẹn sẽ tăng năng suất đáng kể. Đó là bởi vì nhân viên làm work from home sẽ không phải lái xe đến văn phòng vào những ngày họp, khi đó thời gian họ tiết kiệm được khi lái xe là thời gian có thể giúp tăng năng suất trong công việc.
Ngoài ra, có thể lên lịch các cuộc họp trực tuyến ngắn hơn, hiệu quả hơn, từ đó làm tăng năng suất tổng thể. Trước Covid, các cuộc họp được tổ chức tại văn phòng có thể kéo dài không điểm dừng. Việc thực hiện cuộc họp online cho phép các cuộc họp ngắn hơn, súc tích hơn và hiệu quả hơn khi cần thiết. Việc ra quyết định được đẩy nhanh hơn và thời gian được sử dụng tốt hơn.
2.4. Kết nối thế giới
Với giải pháp họp trực tuyến, người tham dự có thể đến từ bất cứ đâu. Với điều kiện họ có thể sắp xếp thời gian theo lịch trình, một khi không còn cản trở bởi vấn đề địa lý, họp trực tuyến có thể cho phép người tham gia từ khắp nơi trên thế giới. Từ đó thúc đẩy cảm giác hòa nhập quy mô toàn cầu.
>>> Tham khảo ngay: Dịch vụ IT cho doanh nghiệp là gì? Bao gồm các loại dịch vụ nào?
3. Các giải pháp phòng họp trực tuyến phổ biến hiện nay
3.1. Giải pháp họp trực tuyến miễn phí qua phần mềm/web
Đây là giải pháp họp trực tuyến qua hình thức Video Call trên các nền tảng web/phần mềm miễn phí như Skype, Zoom, Google Meet, … Tuy nhiên, dùng miễn phí sẽ hạn chế một số tính năng, vì vậy với tính chất quan trọng của các cuộc họp trong doanh nghiệp bạn nên dùng phiên bản trả phí để có trải nghiệm tốt hơn.
Ưu điểm: Miễn phí/Chi phí thấp, nhanh gọn, thuận tiện.
Nhược điểm: Phụ thuộc hoàn toàn vào mạng Internet nên đôi hình đường truyền bị gián đoạn, hình ảnh mờ, âm thanh không rõ.
3.2. Giải pháp họp trực tuyến qua điện thoại
Là dạng hội nghị trao đổi trực tuyến bằng lời nói thông qua điện thoại chuyên dụng cho hội nghị. Tương tự như gọi điện hằng ngày, chỉ khác là nó có micro bán kính nói chuyện rộng (> 4m), độ nhạy cao, có thể kết nối nhiều điểm gọi cùng lúc và loa ngoài cho nhiều người cùng nghe.
Ưu điểm: Chi phí tương đối rẻ (Chỉ vài triệu đồng trở lên tuỳ chức năng của điện thoại)
Nhược điểm: Không thấy được mặt nhau, chỉ nghe được âm thanh.
3.3. Giải pháp họp trực tuyến Polycom
Đây là loại giải pháp Hội nghị truyền hình được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực: Giáo dục, Chính phủ, Doanh nghiệp, Thương mại điện tử, … Polycom là một công ty sản xuất thiết bị Hội nghị nổi tiếng của Mỹ chuyên về phần cứng và phần mềm nhằm giúp con người kết nối và cộng tác tốt hơn. Polycom cung cấp cho các doanh nghiệp thiết bị chuyên dụng như tai nghe, phần cứng hội nghị truyền hình và điện thoại. Hệ thống này kết hợp chất lượng video và âm thanh tuyệt vời để mang đến trải nghiệm hoàn hảo. Polycom cũng cung cấp các giải pháp họp trực tuyến chuyên dụng để đảm bảo chất lượng hội nghị tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Ưu điểm: Số lượng người tham gia cùng lúc lớn, nhiều chức năng trình chiếu, đa địa điểm và chia sẻ dữ liệu. Đây được xem là giải pháp phòng họp trực tuyến hiệu quả, chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp.
Nhược điểm: Chi phí đầu tư thiết bị ban đầu cao.
4. Hướng dẫn chọn thiết bị họp trực tuyến hiệu quả
Trước khi chuyển sang giai đoạn mua, bạn cần đánh giá nhu cầu của mình về thiết bị hội nghị. Câu hỏi lớn đầu tiên bạn cần trả lời là quy mô phòng họp hoặc hội nghị. Phòng họp nhỏ và phòng họp lớn sẽ có các thiết bị phù hợp riêng.
Ứng với kích thước của căn phòng, bạn cần phải nghĩ đến vấn đề âm thanh. Phòng họp của bạn có nằm gần một không gian mở ồn ào không? Nếu đúng như vậy, loại micrô bạn có thể mua sẽ khác. Nếu bạn muốn có chất lượng âm thanh tốt trong một phòng lớn, bạn có thể cần đầu tư vào các micrô chuyên dụng để mọi người trong phòng có thể nghe được hết. Microphone mở rộng cho Meetup Logitech sẽ là lựa chọn tốt cho trường hợp này, phạm vi kéo dài âm thanh lên đến 4,2m, ai cũng nghe thấy được, đồng thời còn có khả năng khử tiếng ồn.
Nếu bạn dự định tổ chức hội nghị trực tuyến bằng video, chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư vào thiết bị cao cấp hơn. Sử dụng thiết bị lỗi thời có thể dẫn đến hình ảnh nhiễu hạt hoặc nhiều pixel. Chất lượng video rất quan trọng đối với chất lượng cuộc họp cũng như tiềm năng cộng tác với đối tác hay khách hàng, do đó chúng tôi sẽ khuyên chọn thiết bị đạt đến hình ảnh Full HD/4K. Ví dụ như chiếc Webcam Logitech Conferencecam Connect full HD 1080p khi gọi video, góc quay 90 độ tự lấy nét.
