Dịch vụ tổng đài ảo có phải là giải pháp tối ưu trong thời đại công nghệ số?

Tổng đài có thể là một thuật ngữ được nhắc đến rất nhiều trong đời sống của bạn rồi nhỉ? Nhưng, bạn đã từng nghe đến tổng đài ảo chưa? Để biết được tổng đài ảo là gì và dịch vụ tổng đài ảo mang lại cho bạn được gì, hãy cùng Đỉnh Vàng IT tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!

1. Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo – thuật ngữ nghe có vẻ xa lạ với mọi người. Vậy, nó thật sự là gì?

Tổng đài ảo là một hệ thống điện thoại được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu bên ngoài trang web và được cung cấp qua internet. Nói một cách dễ hiểu hơn thì tổng đài ảo là một dịch vụ trao đổi hội thoại được cung cấp qua internet thay cho việc sử dụng các cuộc gọi truyền thống như trước đây.

2. Lợi ích mà dịch vụ tổng đài ảo mang lại.

Lợi ích mà dịch vụ tổng đài ảo mang lại.
Lợi ích mà dịch vụ tổng đài ảo mang lại.
Để quyết định xem có nên sử dụng dịch vụ tổng đài ảo hay không, chúng ta cần phải biết được những lợi ích mà dịch vụ tổng đài ảo mang lại. Sau đây là một số lợi ích mà chúng ta có được khi sử dụng giải pháp tổng đài ảo.
  • Tiết kiệm chi phí: là hệ thống điện thoại được cung cấp qua internet nên cước phí điện thoại của giải pháp tổng đài ảo sẽ được tính theo cước Internet và điều này chắc chắn bạn sẽ phải trả ít phí hơn so với cước phí điện thoại truyền thống. Bên cạnh đó thì chi phí lắp đặt hệ thống giải pháp tổng đài ảo bao gồm lắp đặt phần cứng, vận hành và đào tạo trong việc sử dụng cũng ít hơn so với tổng đài truyền thống. Đây cũng chính là lợi ích thu hút tất cả doanh nghiệp, tổ chức quyết định sử dụng dịch vụ tổng đài ảo. 
  • Một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh: đối với những công ty có nhiều chi nhánh khác nhau thì việc sử dụng một tổng đài cho tất cả các chi nhánh sẽ làm việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Khách hàng chỉ cần một số tổng đài để liên lạc và đưa ra các nhu cầu của mình, nhân viên của các chi nhánh cũng dễ dàng liên hệ với nhau hơn.
  •  Có thể cài đặt được câu chào khi khách nghe điện thoại: để tăng thiện cảm với khách hàng cũng như tạo ấn tượng về thương hiệu trong lòng khách hàng, dịch vụ tổng đài ảo còn cung cấp cho bạn quyền được cài đặt câu chào khi khách nghe điện thoại. Tùy theo ý muốn và dự định của doanh nghiệp, tổ chức mà chúng ta có thể lựa chọn những câu chào phù hợp.
  • Có thể kết nối được với phần mềm CRM: bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào, thậm chí là cá nhân khi biết tới CRM đều biết nó rất quan trọng bởi vì nó giúp việc quản trị các mối quan hệ với khách hàng hiệu quả hơn. Chính vì lý do này mà bạn càng phải nghĩ đến việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo vì giải pháp này có thể kết nối được với phần mềm CRM, có sự liên kết như vậy sẽ làm cho quá trình vận hành mọi thứ của doanh nghiệp, tổ chức được suôn sẻ hơn.
  • Không cần đầu tư nhân sự để quản trị hệ thống tổng đài ảo hay mất chi phí cho việc thuê dịch vụ thực hiện hoạt động quản trị và thay đổi trong trường hợp cần thiết.

3. Nhược điểm của dịch vụ tổng đài ảo.

Nhược điểm của dịch vụ tổng đài ảo.
Nhược điểm của dịch vụ tổng đài ảo.

Bất cứ thứ gì cũng có hai mặt, cũng có ưu điểm và nhược điểm, dịch vụ tổng đài ảo cũng vậy. Bên cạnh những lợi ích mà giải pháp tổng đài ảo mang lại, cũng sẽ có những nhược điểm mà nó chưa thể khắc phục được, bạn cần biết được nhược điểm này để cân nhắc, xem xét doanh nghiệp hay tổ chức của bạn có thể chấp nhận được nhược điểm nhỏ này hay không nhé!

  • Dịch vụ tổng đài ảo phụ thuộc rất nhiều vào internet, chính vì thế, nếu đường truyền internet của bạn không được mạnh thì sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc gọi của bạn. 
  • Máy tính bạn sử dụng cùng một lúc đang chạy rất nhiều phần mềm cần thiết cho công việc cũng làm ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc gọi.
  • Khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo, các dữ liệu của bạn sẽ được lưu trữ bên ngoài doanh nghiệp, công ty, vấn đề này có thể gây ra một trở ngại tâm lý cho bạn và nhân viên của bạn đấy!

>> Tham khảo thêm: Giải pháp lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp hiệu quả

4. Ưu thế trong việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống.

Ưu thế trong việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống.
Ưu thế trong việc sử dụng dịch vụ tổng đài ảo so với tổng đài truyền thống.

Như đã nói ở phần trước, để bạn quyết định chuyển sang sử dụng dịch vụ tổng đài ảo khi đang sử dụng tổng đài truyền thống vào trước đó thì chắc chắn giải pháp tổng đài ảo mới này phải có những ưu thế so với tổng đài truyền thống. Để biết thêm, dưới đây là một số ưu thế mà bài viết này đề cập đến mà bạn nhận được khi chuyển sang sử dụng dịch vụ tổng đài ảo thay vì tổng đài truyền thống.

  • Tiết kiệm chi phí: được đề cập trước đó, chi phí sẽ giảm đáng kể từ khâu vận hành, bảo trì đến cước phí nếu bạn chọn dịch vụ tổng đài ảo.
  • Hỗ trợ về mặt công nghệ thông tin: với đặc thù về các doanh nghiệp ở thị trường Việt Nam, có đến 90% doanh nghiệp là doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều gắn liền với các doanh nghiệp này là nguồn lực về tài chính của họ còn chưa mạnh. Vì thế, việc thuê một đội ngũ nhân viên công nghệ thông tin để vận hành và duy trì hệ thống tổng đài là rất khó khăn. Thay vào đó, không sử dụng tổng đài truyền thống nữa mà sử dụng tổng đài ảo bạn sẽ không cần phải thuê một đội ngũ công nghệ thông tin nữa. Một dịch vụ tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp, tổ chức của bạn có đầy đủ lợi ích và chức năng của một tổng đài.

5. Bảng giá dịch vụ triển khai, lắp đặt tổng đài ảo của Đỉnh Vàng IT.

Bảng giá dịch vụ triển khai, lắp đặt tổng đài ảo của Đỉnh Vàng IT
Bảng giá dịch vụ triển khai, lắp đặt tổng đài ảo của Đỉnh Vàng IT

Biết được những lợi ích cũng như những ưu thế mà dịch vụ tổng đài ảo mang lại, Đỉnh Vàng IT gửi đến bạn bảng giá dịch vụ triển khai, lắp đặt tổng đài ảo của Đỉnh Vàng IT để bạn tiện xem xét và quyết định nhé!

Tất tần tật những gì cần bật mí về dịch vụ tổng đài ảo đã được kể hết trong bài viết này rồi đó! Nếu bạn đang có băn khoăn có nên lắp đặt giải pháp tổng đài ảo thì hãy thực hiện ngay đi nhé! Dịch vụ tổng đài ảo có thể được xem là giải pháp tối ưu trong thời đại công nghệ số đó! Chúc bạn thành công!