Lắp đặt tổng đài điện thoại có thật sự cần thiết? 

Chúng ta hay nghe rằng “Bạn nên lắp đặt tổng đài điện thoại ngay đi”, “Bạn đã lắp tổng đài chưa?”. Vậy, lắp đặt tổng đài điện thoại có thật sự cần thiết hay không? Nếu bạn đang muốn tìm câu trả lời, hãy để Đỉnh Vàng IT giải đáp cho bạn trong bài viết này nhé!

1. Tổng đài điện thoại là gì? Có mấy dạng tổng đài điện thoại?

Tổng đài điện thoại là gì? Có mấy dạng tổng đài điện thoại?
Tổng đài điện thoại là gì? Có mấy dạng tổng đài điện thoại?

Tổng đài điện thoại được hiểu là một hệ thống sử dụng để kết nối các bộ phận khác nhau lại với mục đích thiết lập cuộc gọi. Nhờ vào chuyển mạch mà các thiết bị đầu cuối có thể liên hệ cho nhau. Chúng cho phép thực hiện cuộc gọi ra bên ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp. Khi lắp đặt tổng đài, hệ thống này sẽ có tất cả các thiết bị để xử lý tín hiệu, cuộc gọi cả trong và ngoài mạng.

Vậy, có mấy dạng tổng đài điện thoại?

Hiện nay, chúng ta có hai dạng tổng đài điện thoại phổ biến nhất, đó là:

Tổng đài Analog

Đây là hình thức lắp đặt tổng đài điện thoại theo công nghệ truyền thống. Cụ thể, hình thức này hoạt động thông qua đường Line bưu điện. Khi bạn đăng ký sử dụng tổng đài Analog, nhà mạng sẽ kéo Line bưu điện trực tiếp đến văn phòng của bạn. Đặc thù của phương pháp lắp tổng đài Analog này là:

  • Bắt buộc bạn phải kéo đường dây điện thoại đến các máy điện thoại con.
  • Hệ thống này chỉ kết nối được với các điện thoại ở trong cùng một văn phòng. Điều này có nghĩa là bạn không thể kết nối với các chi nhánh khác của doanh nghiệp bạn với cùng một tổng đài.
  • Chỉ được tích hợp một vài tính năng đơn giản như gọi ra và gọi vào. Đặc biệt, chúng không có ghi âm và quản lý cuộc gọi.
  • Không có tích hợp với hệ thống CRM.

Tổng đài điện thoại VOIP

Là tổng đài hoạt động dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Việc lắp đặt tổng đài điện thoại VOIP giúp triển khai một hệ thống tổng đài hiệu quả nhưng bạn không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng thiết bị như thiết bị tổng đài hay dây cáp điện thoại,…Chỉ cần đường truyền Internet và điện thoại đầu cuối là đủ. Việc lắp tổng đài VOIP có các ưu điểm sau:

  • Chỉ cần internet là có thể triển khai được hệ thống. Điều này cho thấy rằng hệ thống này không cần đầu tư quá nhiều như khi lắp đặt tổng đài điện thoại truyền thống.
  • Một tổng đài có thể được sử dụng cho nhiều chi nhánh ở các vùng khác nhau trong doanh nghiệp của bạn.
  • Có thể quản lý ghi âm cuộc gọi của khách hàng. Từ đó việc lưu trữ, phân tích khách hàng nhiều dẫn sẽ diễn ra dễ hơn, dẫn đến việc thấu hiểu khách hàng tốt hơn.
  • Dễ dàng nâng cấp và mở rộng
  • Có thể kết nối với các phần mềm quan trọng như CRM. ERP,…

2. Những thuận lợi khi tiến hành lắp đặt tổng đài điện thoại

Những thuận lợi khi tiến hành lắp đặt tổng đài điện thoại
Những thuận lợi khi tiến hành lắp đặt tổng đài điện thoại

Chúng ta đều biết rằng việc lắp đặt tổng đài điện thoại không tốn quá nhiều thời gian và công sức, nhưng, để quyết định lắp đặt nó, chúng ta cần phải biết nó đem lại những thuận lợi gì cho chúng ta trước. Dưới đây là một số lợi ích khi bạn tiến hành lắp đặt tổng đài điện thoại:

  • Có thể tiếp nhận một cách nhanh chóng tất cả các cuộc gọi của khách hàng
  • Tăng hiệu quả cuộc gọi
  • Cải thiện chất lượng dịch vụ
  • Chi phí bảo trì thấp

>> Tham khảo thêm: Tư vấn, cung cấp giải pháp họp trực tuyến cho doanh nghiệp

3. Những đối tượng nên thực hiện lắp tổng đài điện thoại

Những đối tượng nên thực hiện lắp tổng đài điện thoại
Những đối tượng nên thực hiện lắp tổng đài điện thoại

Vì tính năng cũng như các lợi ích mà việc lắp đặt tổng đài điện thoại mang lại, chúng ta có thể tìm ra những đối tượng nên thực hiện lắp tổng đài điện thoại, đó là những cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nào đó có nhu cầu liên lạc nội bộ thường xuyên, chuyển các cuộc gọi một cách nhanh chóng đến người cần nghe và cần bảo mật cuộc gọi của mình.

4. Những điểm cần lưu ý khi tiến hành lựa chọn và lắp tổng đài.

Những điểm cần lưu ý khi tiến hành lựa chọn và lắp tổng đài.
Những điểm cần lưu ý khi tiến hành lựa chọn và lắp tổng đài.

4.1. Xác định tổng đài.

Cần biết được có mấy dạng tổng đài phổ biến để thuận lợi cho việc tìm hiểu những thông tin, lợi ích, ưu nhược điểm của giải pháp đó. Từ đó có thể cân nhắc kỹ càng hơn và đưa ra quyết định chính xác nhất.

4.2. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp đều có một tình trạng của riêng mình, có một nhu cầu riêng biệt. Có doanh nghiệp chỉ cần những cuộc gọi cơ bản nhưng cũng có những doanh nghiệp cần tích hợp với hệ thống CRM, ERP của mình. Vì thế, bạn nên cân nhắc kỹ nhu cầu của mình để xác định đúng việc mình nên lắp đặt tổng đài điện thoại nào. Ngoài ra, bạn còn cần xác định được số lượng người cần sử dụng hệ thống tổng đài này để tiến hành lắp đặt tổng đài điện thoại hợp lý, không thừa mà cũng không thiếu.

4.3. Lựa chọn đầu số

Đầu số có thể là một yếu tố khá quan trọng, nó được cung cấp cho khách hàng và khách hàng dùng số đó để liên lạc với chúng ta, hiện nay có bốn dạng đầu số chính có thể sử dụng là

  • Đầu số 1900
  • Đầu số 1800
  • Đầu số cố định
  • Đầu số Mobi SIP

4.4. Chọn thiết bị đầu cuối

Những điểm cần lưu ý khi tiến hành lựa chọn và lắp tổng đài.
Những điểm cần lưu ý khi tiến hành lựa chọn và lắp tổng đài.

Thiết bị đầu cuối là dụng cụ giúp chúng ta có thể tiếp nhận được cuộc gọi hay thực hiện cuộc gọi, vì thế, nó rất quan trọng. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp sẽ giúp chất lượng cuộc gọi của bạn tốt hơn rất nhiều. Vì vậy, bạn nên thật sự cẩn trọng và cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn thiết bị này nhé!

4.5. Trang bị đường truyền internet ổn định.

Hoạt động dựa trên nền tảng internet, việc trang bị đường truyền internet là điều không thể thiếu, để chất lượng cuộc gọi được ổn định, bạn nên sử dụng một dịch vụ internet tốt, chất lượng để được đảm bảo. Ngoài ra, bạn nên dự phòng thêm một số đường truyền mạng dự phòng để phòng trường hợp đường truyền chính gặp sự cố nhé!

Trên đây là toàn bộ những thông tin cần thiết để nói lên được mức độ quan trọng của việc lắp đặt tổng đài điện thoại. Nếu bạn đang cần lắp tổng đài và cũng đã cảm nhận được sự cần thiết của nó, thì còn chần chờ gì nữa, hãy nhấc điện thoại lên và ngoại dịch vụ lắp đặt tổng đài điện thoại ngay nhé! Chúc bạn sẽ chọn được một địa chỉ uy tín và hài lòng với dịch vụ lắp tổng đài tại đó nhé!