Tổng đài VOIP là gì? Những lợi ích khi sử dụng tổng đài VOIP

Tổng đài ảo VoIP là gì? Có nên sử dụng tổng đài VoIP không? Nếu bạn đang cần câu trả lời cho các câu hỏi này, hãy theo chân Đỉnh Vàng IT để tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!

1. Giới thiệu về tổng đài VoIP

Giới thiệu về tổng đài VoIP
Giới thiệu về tổng đài VoIP

Tổng đài VoIP (Voice over Internet Protocol) hay còn được gọi là tổng đài IP. Là hệ thống tổng đài điện thoại dùng giao thức internet hay truyền qua nền tảng IP. Hệ thống này mang lại rất nhiều tiện lợi cho chúng ta bởi vì nó có thể được sử dụng ở bất cứ đâu, không bị giới hạn bởi vì nó hoạt động trên nền tảng internet, chỉ cần ở nơi đó có internet thì sẽ sử dụng được.

Tổng đài ảo VoIP được chia làm hai loại cơ bản:
  • Tổng đài VoIP cứng: Là hệ thống được thiết lập sẵn phần mềm tổng đài trên một thiết bị phần cứng. Với tổng đài ảo cứng này, sẽ có nhiều loại tổng đài với các chức năng khác nhau để đáp ứng nhu cầu của khách hàng cả về mặt chức năng và cả về mặt số lượng người dùng hệ thống tổng đài ảo này.
  • Tổng đài VoIP mềm: loại này là loại được biểu hiện dưới dạng các phần mềm được cài đặt trên các hệ điều hành như Windows, IOS,…Các tổng đài này sẽ được cài đặt trên các server hay VPS,…

2. Một số tính năng của tổng đài VoIP

Một số tính năng của tổng đài VoIP
Một số tính năng của tổng đài VoIP

Biết được các tính năng của tổng đài VoIP sẽ giúp bạn dễ dàng xem xét để đưa ra quyết định có nên sử dụng tổng đài ảo VoIP không. Dưới đây là một số tính năng hữu ích của loại tổng đài này:

  • Định tuyến cuộc gọi: chức năng này giúp doanh nghiệp, tổ chức của bạn có thể dễ dàng phân khách hàng ra thành nhiều nhóm với các nhu cầu khác nhau của cả bạn và cả khách hàng như là loại khách hàng, mục đích, sự sẵn sàng của nhân viên,…
  • Từ chối cuộc gọi ẩn danh: doanh nghiệp của bạn có rất nhiều cuộc gọi mỗi ngày, và trong số những cuộc gọi ấy, sẽ có những cuộc gọi bạn không cần thiết phải nhận. Bởi vì đó là những cuộc gọi ẩn danh với mục đích phá rối bạn khiến bạn không còn nhiều thời gian để có thể giúp được những vị khách khác có nhu cầu thực sự. Tính năng từ chối cuộc gọi ẩn danh sẽ giúp bạn ngăn những cuộc gọi đến từ các ID ẩn danh.
  • Chuyển tiếp cuộc gọi: để có thể giải đáp vấn đề một cách tốt nhất, đôi khi bạn phải chuyển tiếp cuộc gọi đến cho một người hiểu rõ hơn. Tổng đài ảo VoIP sẽ giúp bạn chuyển tiếp cuộc gọi đến với người cần nghe nhanh nhất có thể.
  • Sự hiện diện cuộc gọi: khi bạn thực hiện chuyển tiếp cuộc gọi đến một nhân viên nào đó của bạn, có đôi khi bạn sẽ gặp phải tình huống nhân viên đó đang phải tiếp nhận một cuộc gọi khác của một vị khách nào khác. Tổng đài ảo VoIP sẽ cho bạn thấy nhân viên nào đang bận máy và nhân viên nào đang rảnh, từ đó có thể thực hiện việc chuyển tiếp cuộc gọi hiệu quả hơn.
  • Ghi âm cuộc gọi: việc ghi âm cuộc gọi cũng được tổng đài IP thực hiện. Cuộc gọi được ghi lại sẽ giúp việc tìm hiểu kỹ từng nhu cầu của khách hàng được tốt hơn.
  • Conference Bridge: đây là một tính năng khá nổi bật ở tổng đài ảo VoIP, cho phép bạn thêm nhiều hơn 3 người vào trong cuộc gọi.
  • Tự chọn cài đặt nhạc chờ: tạo ra một bản nhạc chờ của riêng mình, tạo dấu ấn thương hiệu, tăng mức độ nhận diện thương hiệu trong lòng khách hàng sẽ là một lựa chọn tốt. Nếu bạn muốn làm điều này, hãy sử dụng tổng đài ảo VoIP nhé!

3. Các lợi ích khi sử dụng tổng đài VoIP

Các lợi ích khi sử dụng tổng đài VoIP
Các lợi ích khi sử dụng tổng đài VoIP

3.1. Tiết kiệm chi phí.

Chúng ta ai cũng biết rằng, tiền là thứ không hề dễ kiếm, vì thế, nên sử dụng đồng tiền của mình như thế nào cho hợp lý nhất. Thay vì thiết lập một hệ thống tổng đài truyền thống, bạn nên cân nhắc sử dụng hệ thống tổng đài ảo VoIP vì điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Những thiết bị cần để tạo nên tổng đài ảo VoIP ít, bên cạnh đó, việc bảo trì cũng giảm thiểu rất nhiều nếu bạn sử dụng tổng đài này.

3.2. Có thể kết nối được với phần mềm CRM

Vận hành thành công hệ thống CRM là một trong những yếu tố dẫn đến sự thành công và phát triển vững mạnh của doanh nghiệp. Vì mức độ quan trọng của CRM, nên việc hệ thống tổng đài có thể kết nối được với phần mềm CRM cũng là một điểm khiến bạn nên cân nhắc sử dụng tổng đài ảo VoIP.

3.3. Tăng hiệu quả cuộc gọi.

Những tính năng của tổng đài ảo VoIP cũng đủ để bạn hiểu rằng khi sử dụng tổng đài này sẽ giúp bạn cải thiện và nâng cao hiệu quả cuộc gọi như thế nào đúng không?

3.4. Gián tiếp cải thiện chất lượng dịch vụ.

Việc tiếp nhận các cuộc gọi nhanh chóng, đáp ứng đúng nhu cầu, chuyển tiếp các cuộc gọi đến người hiểu rõ vấn đề để giải đáp kịp thời cho khách hàng sẽ là một chất xúc tác để gia tăng sự hài lòng của khách hàng, từ thiện cảm này có thể gia tăng được thiện cảm với khách hàng cũ, giữ chân được lượng khách hàng trung thành và thu hút được các đối tượng khách hàng tiềm năng mới.

>> Nếu bạn đang muốn biết về các dịch vụ IT khác cho doanh nghiệp, tham khảo ngay: Dịch vụ IT cho doanh nghiệp là gì? Bao gồm các loại dịch vụ nào?

4. Các bước cơ bản khi lắp đặt tổng đài VOIP

Các bước cơ bản khi lắp đặt tổng đài VOIP
Các bước cơ bản khi lắp đặt tổng đài VOIP

Tổng đài ảo VoIP mang lại rất nhiều tiện ích cho doanh nghiệp, tổ chức của bạn. Vậy, bạn có đang nghĩ rằng quy trình lắp đặt tổng đài ảo VoIP rất phức tạp không? Bạn ơi, đừng nghĩ như vậy nhé! Về cơ bản thì quy trình lắp đặt hệ thống tổng đài này rất đơn giản thôi, chúng bao gồm các bước sau:

  • Chọn đầu số tổng đài: việc lựa chọn đầu số nào để phù hợp với doanh nghiệp của bạn cũng rất quan trọng. Vì thế, bạn cần xem xét kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng nhé!
  • Lựa chọn tổng đài ảo VoIP: để phù hợp với nhu cầu về các tính năng cũng như số lượng người sử dụng, bạn cần chọn đúng tổng đài VoIP cho mình nhé!
  • Thiết bị đầu cuối: được xem là phần không thể thiếu, thiết bị đầu cuối là những thiết bị cho người dùng sử dụng trực tiếp. Tùy vào nhu cầu mà người dùng chúng ta sẽ lựa chọn các thiết bị phù hợp.

Vậy là chúng ta đã cùng tìm hiểu được một số kiến thức cơ bản về tổng đài VoIP rồi, hy vọng bạn sẽ cảm nhận được những sự tiện lợi mà hệ thống tổng đài này mang lại nhé! Hy vọng những kiến thức trong bài viết này sẽ giúp loại bỏ hết được những hoang mang của bạn khi không biết phải chọn sử dụng hệ thống tổng đài nào nhé!